概要：
中小建設・不動産会社において、人事改革・人事システムおよび中核システム導入とそれに伴う業務フロー改善といった一連の業務改革を遂行しました。

 

課題点：
１．中核システム
この会社ではシステムはベンダーに丸投げで導入していたために、下記のような課題点がありました。

①POPのみに対応しているメールシステムを利用していたため、メールをPCで取得すると、スマートフォンからは同じメールアドレス宛のメールが見られないなど、複数の機器でメール情報が共有できなくなっていました。そのため顧客からのメールでの問い合わせが外出先や社内ではちぐはぐになるという状況になり、正しい情報での顧客対応ができなくなっていました。

②ファイルサーバはオンプレミスで社内に設置されていましたが、ディスク容量が非常に少ない状況でした。そのため新しいドキュメントを追加するためには古いドキュメントは削除しなければならなくなり、その結果、過去のドキュメントが失われて業務に支障をきたしておりました。

③クライアントPCはデスクトップPCを使用していました。そのため、お客様先にPCを持参してプレゼンテーションができなかったり、外出先からお客様や社内へのメール連絡ができなかったりしていました。そのために依然として紙ベースでのプレゼンテーションのみしか行えなかったり、帰社しないとお客様や社内への情報共有ができなかったりしていました。

④本社・支店間に内線電話が導入されていなかったために、電話料金が４万円以上にも上っていました。

⑤高価なテレビ会議システムを導入していましたが、外出先の社員との、あるいは外部のお客様や・関係者とのテレビ会議ができませんでした。

⑥業務メールが多く、それぞれの業務に関連するメールの管理が難しくなって、必要なメールが埋もれてしまうなど、業務遂行に支障をきたしつつありました。

２．働き方改革
従来の就業規則はかなり古く、現代のニーズに合わなかったために、いい人材が採用できなかったり、お客様満足度を高めるための多様な働き方を駆使することができにくかったりしていました。

３．人事業務のシステム化

勤怠管理はタイムレコーダーで、給与算出は古いシステムで行われておりました。そのため社員のデータ管理の面では弱い状況でした。

 

改善点：
１．中核システム
上記問題の解消を行うために以下のシステムを導入することを企画し、導入しました。

①メールはIMAP対応のメールシステムで、ファイルサーバの容量を気にして業務に不便さを感じることがないように、容量が無制限であり、また外部からの接続もできるテレビ会議システムと、業務メールの代替となるチャットシステムを持つシステムを検討しました。その結果、クラウドアプリケーションスイーツであるG Suite Businessを導入することになりました。これによりコミュニケーションの多様化が図られて業務効率の向上を図ることができました。

②デスクトップPCを全てノートPCに変更し、かつスマートフォンを配布することで、お客様先でのお客様へのプレゼンテーションや、外出先でのお客様宛のメール、社内宛のメールやチャットなどの情報共有、ファイルサーバへのアクセスなど、お客様本位のテレワーク業務を行えるようにしました。これによりお客様先などの外出先付近で業務を遂行することができるなど、時間的なロスを最小限にすることによる業務効率の向上を図ることができました。

③本社・支店間を内線化できるキャリアへと電話回線を変更し、併せてインターネット回線も同じキャリアへと変更をしました。これにより外線電話代を50％近く削減でき、また内線を使用することにより気軽に連絡をすることができるようになった結果、社内のコミュニケーションがより活発になりました。

④テレワークを推進するためにワークフローを下記のとおりに変革いたしました。
（１）業務の議論はチャット上の各スレッドで関係者のみで行う。
（２）業務の議論が深まったところで、確認のビデオ会議を行い、最終確定とする。

これにより業務効率の向上による売上と利益の向上、ならびにコスト削減が図られました。

２．働き方改革
現代のいわゆる働き方改革に沿い、採用応募者にとって魅力があり、かつ多様な働き方によって顧客満足度の向上を目指した就業規則と各種規定を策定していきました。

３．人事業務のシステム化
データの管理とコスト削減を図るために、勤怠管理・人事台帳・給与算出においてクラウドのシステムを導入ました。これにより従来は給与計算に１週間近くかかっていましたが、勤怠確認も含めて３日でできるようになりました。