- 2020.05.19

概要:
課題点:
1.中核システム
この会社ではシステムはベンダーに丸投げで導入していたために、下記のような課題点がありました。
①POPのみに対応しているメールシステムを利用していたため、
②ファイルサーバはオンプレミスで社内に設置されていましたが、ディスク容量が非常に少ない状況でした。そのため新しいドキュメントを追加するためには古いドキュメントは削除しなければならなくなり、その結果、過去のドキュメントが失われて業務に支障をきたしておりました。
③クライアントPCはデスクトップPCを使用していました。
④本社・支店間に内線電話が導入されていなかったために、電話料金が4万円以上にも上っていました。
⑤高価なテレビ会議システムを導入していましたが、外出先の社員との、あるいは外部のお客様や・関係者とのテレビ会議ができませんでした。
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2.働き方改革
従来の就業規則はかなり古く、現代のニーズに合わなかったために、いい人材が採用できなかったり、お客様満足度を高めるための多様な働き方を駆使することができにくかったりしていました。
3.人事業務のシステム化
勤怠管理はタイムレコーダーで、給与算出は古いシステムで行われておりました。そのため社員のデータ管理の面では弱い状況でした。
改善点:
1.中核システム
上記問題の解消を行うために以下のシステムを導入することを企画し、導入しました。
①メールはIMAP対応のメールシステムで、ファイルサーバの容量を気にして業務に不便さを
②デスクトップPCを全てノートPCに変更し、かつスマートフォンを配布することで、お客様先でのお客様へのプレゼンテーションや、外出先でのお客様宛のメール、社内宛のメールやチャットなどの情報共有、ファイルサーバへのアクセスなど、お客様本位のテレワーク業務を行えるようにしました。これによりお客様先などの外出先付近で業務を遂行することができるなど、時間的なロスを最小限にすることによる業務効率の向上を図ることができました。
③本社・支店間を内線化できるキャリアへと電話回線を変更し、併せてインターネット回線も同じキャリアへと変更をしました。これにより
④テレワークを推進するためにワークフローを下記のとおりに変革いたしました。
(1)業務の議論はチャット上の各スレッドで関係者のみで行う。
(2)業務の議論が深まったところで、確認のビデオ会議を行い、最終確定とする。
これにより業務効率の向上による売上と利益の向上、ならびにコスト削減が図られました。
2.働き方改革
現代のいわゆる働き方改革に沿い、採用応募者にとって魅力があり、かつ多様な働き方によって顧客満足度の向上を目指した就業規則と各種規定を策定していきました。
3.人事業務のシステム化
データの管理とコスト削減を図るために、勤怠管理・人事台帳・給与算出においてクラウドのシステムを導入ました。これにより従来は給与計算に1週間近くかかっていましたが、勤怠確認も含めて3日でできるようになりました。